Checklista – så reboardar du din personal

För att säkerställa en smidig övergång för de medarbetare som nu återvänder till arbetet och kontoret krävs noggrann förberedelse. Här listar vi vad du behöver tänka på för att övergången ska bli så smidig som möjlig.

Att reboarda dina medarbetare handlar som bekant inte bara om den första dagen. Du behöver upprätta en plan för återgång till arbetet som omfattar allt från hälso- och säkerhetsåtgärder till praktisk information och svar på vanliga frågor.

Se över om du behöver sätta upp en process för omskolning eller repetitionskurser för att dina medarbetare ska kunna återanpassa sig.

Kommunicera tydligt och öppet

Anställda som återvänder till arbetsplatsen behöver en extra försäkran och stabilitet. Förstärk din kommunikation utan att överösa med onödig information.

• Upplys om eventuella förändringar på arbetsplatsen. Detta bör inkludera regler om fortsatt distansarbete, om hybridarbete har implementerats och eventuella reserestriktioner.
• Skapa en webbportal där anställda som återvänder till jobbet kan hitta den senaste informationen. Se till att samtliga medarbetare har information om var denna finns innan en eventuell första dag tillbaka.
• Informera om ändringar som skett sedan dina medarbetare började jobba hemifrån. Det kan gälla nya processer, system som inte längre används, nyanställningar och personer som bytt tjänst.

Kom ihåg att be om feedback från anställda för att se till att du inte missar någonting och för att göra övergången så smidig som möjligt.

Prioritera hälsa och välbefinnande

När medarbetare byter från distansarbete till att fysiskt vara på kontoret behöver de extra stöd. För att din personal ska kunna vara effektiv behöver det finnas en trygghet på arbetsplatsen och deras välbefinnande måste prioriteras.

• Skapa ett protokoll för vad man ska göra när en anställd har eller kanske har Covid-19.
• Kommunicera vad som gäller på plats och säkerställ att alla känner till vilka sociala distanseringsåtgärder som gäller.
• Sätt upp skyltar på arbetsplatsen för att informera och påminna om hygien och social distans.
• Tillhandahåll handsprit och personlig skyddsutrustning som munskydd och handskar.
• Gör regelbundna undersökningar för att mäta hur dina anställda mår. Skicka ut dessa före medarbetarens första dag tillbaka, efter en dag på kontoret och efter en vecka på plats. En uppföljning bör även göras efter en månad, tre och sex månader.
• Se till att det finns möjlighet för dina medarbetare att uttrycka oro eller framföra klagomål digitalt och anonymt.

Förbered dina chefer och ledare

Chefer och ledare har det senaste året fått göra stora anpassningar i sitt ledarskap. Nu när en återgång till arbetet är inom räckhåll behöver det säkerställas att nödvändig utbildning och resurser finns på plats. För att cheferna i din organisation ska känna sig trygga med reboarding behöver de tillgång till rätt stöd under processen.

• Se till att dina chefer har uppdaterade hälso- och säkerhetsåtgärder på plats.
• Bestäm vilka policys ansvariga chefer ska verkställa och vilka åtgärder som ska vidtas om policyn inte följs av de anställda.
• Möjliggör för feedback och var tydlig med att de kan be om ytterligare support, vare sig det sker via en webbportal eller via HR.

Det kan även vara till fördel att erbjuda utbildning för att hjälpa chefer att reboarda effektivt. Det är och har utan tvekan varit en utmanande tid för alla det senaste året. Att komma tillbaka till kontoret eller till arbetet behöver inte vara stressande om det finns en tydlig strategi för att reboarda dessa medarbetare.