Adecco har många erfarna medarbetare inom HR med bred kompetens inom just onboarding. Vi vet hur viktigt det är att investera i introduktionen för att nya medarbetare ska trivas på företaget och snabbt komma in i rollen och nå resultat. Men hur välkomnar du nya medarbetare när det av olika anledningar sker på distans? Hur vet du att en nyanställd kommer igång och levererar när allt arbete sker på distans?
En välplanerad rutin för onboarding ökar chanserna för att den nya medarbetaren får en lyckad introduktion och en positiv bild av företaget. Ta därför del av våra tips för att lyckas med din onbarding på distans.
1. Inför första dagen
Precis som den nyanställda skulle få sin egen arbetsplats på kontoret är det viktigt att skicka hem all den utrustning som hen behöver för att kunna arbeta. Att göra detta i god tid ger den nya personen tid att i lugn och ro ställa i ordning sitt hemmakontor istället för att börja första dagen med att ägna sig åt tekniken. Se också till att er nya medarbetare har tillgång till de virtuella mötesverktyg ni använder och att alla inlogg och lösenord som behövs är beställda.
I paketet med all utrustning kan det vara trevligt att skicka med en handskriven lapp med ett ”Välkommen till teamet” anteckning. Skicka gärna med saker med företagets logga på om sådana finns. Det kan exempelvis vara pennor, anteckningsblock eller kaffemuggar och vattenflaskor. Små och enkla saker kan få den nya medarbetaren att känna sig välkommen och som en del av företaget.
2. Utse en mentor
Som ny medarbetare på ett företag har man ofta mycket frågor. När vi inte arbetar på samma plats försvinner möjligheten att spontant kunna ställa dessa. Utse en dedikerad person i teamet som den nya personen kan vända sig till med sina funderingar.
3. Träffa teamet
Första dagen hade ni med största sannolikhet gått runt kontoret och hälsat på alla kollegor. Detta är självklart även något ni kan göra på distans. Börja första dagen med ett videomöte där alla i teamet får presenterna sig själva och berätta om sina roller, sin tid inom företaget och gärna också något personligt.
4. Schema och checklista
Vid en onboarding på distans är det ännu viktigare att ha en tydlig plan för den nya medarbetaren. Se över ert vanliga schema för onboardingprocessen och gå igenom hur de olika delarna kan digitaliseras. Boka in videomöten med alla enskilda teammedlemmar, övriga avdelningar och chefer. Vilka dokument och policys ska läsas? Skriv en checklista där det tydligt framgår vad som ska läsas och göras och i vilken ordning.
5. Berätta om företagskulturen
Framgångsrika företag har ofta en sak gemensamt, nämligen en stark företagskultur. Därför är det lika viktigt att prata om kulturen med den nya medarbetaren som det är att prata om arbetsuppgifter. Stark företagskultur ger engagerade medarbetare och en gemensam målbild att jobba mot. Detta blir ännu viktigare att prata om när de nya medarbetarna inte kan uppleva kulturen själva på plats. Sätt upp ett möte där ni bara talar om företagskulturen och berättar om era värderingar.
6. Regelbunden avstämning
En av nycklarna till en bra onboarding på distans är att stämma av ofta. Ring och kolla av läget med din nya medarbetare. Fråga hur det går för hen och om det är något som känns oklart. Att få höra att det inte finns några frågor som är för dumma eller att man inte kan fråga för mycket gör att den nya medarbetaren kan känna sig tryggare.
7. Be om feedback
Om ni inte är vana att onborda ny personal på distans är det viktigt att ni får feedback på det arbetet ni gör. Upplever er nya medarbetare att det går bra eller är det saker som går att göra bättre eller effektivare? Feedback är ovärderlig information ni kan använda för att utvecklas till det bättre.
Fördelarna med en lyckad onboarding
Att ha en strukturerad rutin för onboarding på distans ökar chanserna för att den nya medarbetaren får en grundlig introduktion. En bra introduktion lägger grunden för det fortsatta arbetet och har visat sig vara en nyckelfaktor till högpresterande team men också för att att behålla och attrahera kompetent personal.